Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura nedir? Proforma fatura, iş dünyasında sıkça karşılaştığımız ancak detaylarına vakıf olmadığımız önemli bir belgedir. Bu yazıda, proforma faturanın ne olduğunu açıklayacak ve nasıl hazırlanması gerektiğine dair adım adım bilgiler vereceğiz.

Kütahya Haber’in en güncel bilgilerine ulaşmak isterseniz ‘buraya‘ tıklayabilirsiniz.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, aslında bir teklif faturasıdır ve mali bir yükümlülüğü ifade etmez. Ticaret ve Vergi Hukukunda “Proforma Fatura”ya dair özel bir düzenleme olmamakla birlikte, firmalar bu faturaları kendi gereksinimlerine göre şekillendirebilirler. İlave olarak, bu fatura türü özellikle dış ticaret alanında kullanılır ve bir anlamda uluslararası satış sözleşmesi işlevi görür.

Proforma fatura, temelde bir ön fatura olarak işlev görür. Bu belge özellikle dış ticarette sıklıkla kullanılan bir ticari dokümandır ve İngilizcede “Proforma Invoice” olarak adlandırılır. Bu fatura, uluslararası satış sözleşmeleri kapsamında da geçerlilik taşır. Çoğu şirket, günlük iş akışlarında resmi satış sözleşmeleri yerine proforma faturaları tercih eder. Müşterinin bu belgeyi imzalaması, adeta bir anlaşma kabulü anlamına gelir.

Proforma fatura, satış işlemi gerçekleşmeden önce hazırlanır ve müşteriye sunulur. Genellikle, kesilecek faturanın nihai taslağı olarak kabul edilen bu belge, satışın detaylarını içerir. Her ne kadar her zaman zorunlu olmasa da, özellikle bankacılık ve ihracat işlemlerinde bu belgenin hazırlanması gerekebilir. Yurt içi işlemlerde de, işinize gösterdiğiniz profesyonellik ve ciddiyeti vurgulamak için müşteriye proforma fatura sunmak yararlı olabilir. Müşteriler, kaşelenmiş bir proforma fatura gördüklerinde, alıcı ve satıcı bilgilerinin yanı sıra ürün bilgileri ve satış koşulları hakkında bilgi sahibi olur ve bu durum güven oluşturur.

Müşterinin sizden proforma fatura talep etmesi, faturanın kesilme şeklini, miktarını, ödeme ve teslimat koşullarını belirlemeniz için yazılı bir istekte bulunması anlamına gelir. Müşteri tarafından onaylanıp kaşelenen proforma, “Bu satışı onaylıyoruz, faturayı kesmeye başlayabilirsiniz.” mesajını verir. Böylece proforma fatura, iş dünyasında anlaşmaların yazılı olarak kayıt altına alınmasını sağlar ve fatura kesiminde oluşabilecek hataların önlenmesine yardımcı olur.

Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?

Şimdi, “Proforma fatura nasıl düzenlenir?” sorusuna yanıt verme zamanı geldi.

Proforma fatura hazırlarken uymamız gereken bazı temel kurallar vardır. İlk olarak, bu belgenin ne olduğunu açıkça belirtmeliyiz. Bunun için belgenin başlık kısmında “Proforma Fatura” ifadesini net bir şekilde kullanmalıyız.

Proforma faturalar, diğer fatura türlerine göre genellikle daha basit bir formata sahiptir. Standart bir şablon kullanarak bu tür bir faturayı kolaylıkla oluşturabiliriz. Unutmayalım ki, belgenin resmiyetini korumak için antetli kağıt kullanmak önemlidir.

Proforma faturanın düzenlenmesi konusunda bilgileri nereye yerleştireceğimize gelince; sağ üst köşede proforma faturanın numarası ve tarihini belirtmeliyiz. Sol üst köşede ise önce satıcı bilgileri (ad, soyad, unvan, adres) yer almalı, hemen altında alıcı bilgileri (müşteri adı, unvan, adres) bulunmalıdır.

Sayfanın orta bölümünde, satışa konu olan ürün veya hizmetler ve ilgili detaylar listelenir. Bu bilgiler arasında ürünün açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı yer alır.

Aşağıdaki proforma fatura örneği, bu bilgilerin belgede nasıl yerleştirileceği konusunda size rehberlik edecek.

Proforma Nerede Kullanılması Gerekir?

İthalat ve ihracat işlemlerinde proforma faturanın kullanımı aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir: İhracatçı, ithalatçıya sunduğu teklife ilişkin ya da iki tarafın anlaşmasına dayanarak bir Akreditif açılmasına yönelik olarak sevkiyat veya yükleme öncesinde proforma faturayı hazırlar.

İthalatçı, ihracatçının sunduğu teklifi kabul ettiğinde ve bu kabul üzerine bir sipariş vermek istediğinde, proforma faturada belirtilen teslimat tarihi, miktar ve fiyat gibi koşulları kabul ettiğini belirten bir beyanda bulunması gerekir. Bu aşamada, mal veya hizmetin satışa sunulması gerektiğinde, ticari faturanın düzenlenmesi zorunlu hale gelir.

Proformada Hangi Bilgiler Bulunur?

Proforma fatura düzenlenirken eklenmesi gereken temel bilgileri sizler için derledik.

1. Satıcı Firma Bilgileri: Firma unvanı, açık adres, telefon ve faks numaraları gibi temel iletişim bilgileri.
2. Alıcı Firma Bilgileri: Alıcı firmanın unvanı, açık adresi, telefon ve faks bilgileri.
3. Satılacak Ürünlerin Detayları: Ürünlerin kodları ve özellikleri, ürünlerin miktarları ve birim fiyatları.
4. Ürünlerin Paketlenme Bilgileri: Ürünlerin nasıl paketleneceği hakkında detaylar.
5. Toplam Ürün Bedeli: Satılacak ürünlerin toplam bedeli.
6. Ödeme Şekli: Ödemenin nasıl yapılacağı (Örneğin: Akreditif (LC), Havale/EFT (TT) gibi).
7. Teslim Şekli: Teslimat koşulları (FOB, CIF vb.).
8. Eğer İhracat Söz Konusu ise:
– İhracatçı Banka Bilgileri: IBAN numarası, SWIFT kodu gibi banka bilgileri.
– Yükleme Zamanı ve Limanı: Malların yükleneceği zaman ve liman.
– Varış Zamanı ve Limanı: Malların varacağı zaman ve liman.

Bu bilgiler, proforma faturanın alıcı tarafından değerlendirilmesine ve onaylanmasına olanak tanır, böylece ticari işlemin şeffaflığı ve düzeni sağlanmış olur.

Proforma Fatura E-İhracat’ta Nasıl Kesilir?

E-ihracat sektöründe sıkça rastlanan teklif faturası, ihracatçı ve ithalatçı arasında anlaşma sağlanmasının ardından hazırlanır. Bu fatura, sevk ve yükleme işlemleri ile satış sürecinin tüm detaylarını içerir. Burada önemli olan, hazırlanan teklifin alıcının ürün alımı, ödeme ve diğer tüm süreçleri eksiksiz bir şekilde belirtmesidir. Bu yüzden, daha önce bahsedilen temel bilgilere ilaveten, yurt dışı proforma faturalarında aşağıdaki bilgilerin de yer alması faydalıdır:

– Talep edilen ürünlere ilişkin kısa açıklamalar içeren bir ürün listesi.
– Teklifin geçerlilik süresi.
– İşlemlerin yapılacağı para birimi.
– Ürünler için öngörülen sigorta masrafları.
– Satış ve ödeme koşulları.

Yukarıda sizler için hazırlamış olduğumuz bilgiler, proforma faturanın alıcı tarafından net bir şekilde değerlendirilmesini ve sürecin her iki taraf için de şeffaf olmasını sağlar.

Proforma Fatura da İngilizce Hangi Terimler Olur?

Seller/Sender: Satıcı firmanın tam ünvanı, adresi, telefon numarası ve varsa vergi numarası.
İhracatçı/Alacaklı: İhracat yapılacaksa satıcının ünvanı, adresi, telefon numarası.
Exporter/Beneficiary: Satın alan firmanın ünvanı, adresi, telefon numarası ve gerektiğinde vergi bilgileri.
Description of goods: Ürünlerin genel tanımı.
Airwaybill: Havayolu ile yapılan teslimatlara ait konşimento.
Description of goods: Ürünlerin toplam adedi.
Total grossweight: Ürünlerin toplam brüt ağırlığı.
Total net weight: Ürünlerin toplam net ağırlığı.
Commodity code/TARIFF/GTIP/HS Code: Ürünlerin gümrük sınıflandırma kodları.
Country of origin: Ürünlerin üretildiği ülke. Örneğin Türkiye için “THE ORIGIN OF GOODS ARE TURKEY” ifadesi kullanılabilir.
Currency: İşlemin yapıldığı para birimi.
Terms of payment: Ödeme tipi (Peşin, Mal Mukabili, Akreditif/LC, Vesaik Mukabili vb.)
Terms of delivery: Teslim şekli (EXW, FOB, CIF, CPT, CFR vb.) ve Incoterm detayının belirtilmesi işleme ciddiyet katar.

Proforma fatura hakkında yabancı kaynağa da ‘buraya‘ tıklayarak ulaşabilirsiniz.

Geleneksel proforma fatura gibi fatura türlerinin yanı sıra, dijitalleşen dünyada e-fatura ve e-arşiv fatura gibi elektronik fatura çözümleri de giderek artan bir popülarite kazanmaktadır. E-fatura, vergi mevzuatına uygun şekilde elektronik ortamda düzenlenir ve saklanır. Bu çözümler, işletmelerin kağıt tüketimini azaltmasını, işlem süreçlerini hızlandırmasını ve maliyetleri düşürmesini sağlayarak büyük avantajlar sunar.

Kütahya Haber’in en güncel bilgilerine ulaşmak isterseniz ‘buraya‘ tıklayabilirsiniz.